Jako mnoho jiných jsem jednoho dne začal mazat odeslanou poštu a přišel na to, co jsem sice věděl, ale nějak zvlášť neregistroval: že mnohé instituce na emaily neodpovídají. Týká se to především redakcí, kam jsem poslal své příspěvky, ale i jiných institucí.
Letos (2006) je to zrovna 50 let, co soudruzi vydali vyhlášku o vyřizování podnětů a stížností pracujících. Její číslo už si nepamatuji. Podle ní byly všechny instituce povinny do 30 dnů na dopisy odpovědět. Je nutno přiznat, že to až na výjimky činily, i když mnohé se podle úřednického zvyku, panujícího dodnes, snažily původci sdělit, že nejsou pro vyřízení kompetentní a odkazovaly ho na instituci jinou.
Nedlouho po vydání zákona jsem pracoval v jisté redakci. Když přišel dopis, sekretářka ho otevřela, zapsala do deníku došlé pošty s charakteristikou obsahu a předala ve složce šéfovi. Ten všechny dopisy přečetl, opatřil poznámkou jak vyřídit a pověřil tím příslušnou osobu . Sekretářka složku přebrala, předala dopis oné osobě, což bylo v deníku zaznamenáno. Když dotyčný vypracoval odpověď, např., že se příspěvek nehodí, že bude uveřejněn později nebo kde by se lépe uplatnil, odpověď dala do složky šéfovi, ten kopii schválil šifrou, eventuálně podepsal originál, vrátil sekretářce, ta kopii založila, odnesla na poštu a zaznamenala v deníku pošty odchod odpovědi. Jednou za čas šéf kontroloval, zda je veškerá pošta vyřízena.
Dnes je situace v redakcích jednodušší. Emaily chodí zpravidla na jméno redaktora a k napsání odpovědi stačí kliknout, napsat pár slov a odeslat. Přesto ani takovýto jednoduchý rituál páni redaktoři nedodržují a vůbec se neobtěžují odpovědět.
Bohužel, jak jsem se přesvědčil, když jsem si mailem stěžoval na nesrozumitelnost televizního vysílání způsobenou podmalováváním mluveného slova hudbou, četné instituce jednají stejně. Především to byli ředitelé ČT, Primy a Novy, ale i poslanci Parlamentu ČR, Úřad vlády a některé další úřady. Vzorně se, alespoň po formální stránce, zachoval ombudsman, odkud okamžitě poslali jednací číslo z podatelny a zanedlouho i odpověď emailem. Obsahově se ovšem prohlásili za nekompetentní a odkázali mě na Radu pro rozhlasové a televizní vysílání, která mě už dříve odkázala také jinam…
Zajímal jsem se, jak se zachází s došlou poštou dnes.
Zpravidla dojde dopis do podatelny, kde je i E-podatelna pro emaily. Došlá pošta se otevře, (pokud není na jméno), roztřídí a zapisuje do elektronického podacího deníku. Dostane jednací číslo a předává se sekretariátu příslušného odboru s protokolem o předání.Tam se pošta roztřídí až na jednotlivého úředníka, který vyplní další údaje v elektronickém podacím deníku. Napíše odpověď s možným vyjádřením dalších útvarů a v obálce s adresou předá fyzicky i elektronicky podatelně. V poslední době velké úřady dokonce každý dopis skenují a označí čárovým kódem, jímž se dají rychle zpětně získat informace o dokumentu. Celá řada dopisů však nemusí jít přes podatelnu a úředník by je měl zaevidovat sám. Stalo se mi, že emailová odpověď došla pod jménem úřednice a nikoliv úřadu, takže v záplavě mně došlé pošty se ztratila.
Programy však má každý podnik jiný, jsou nekompatibilní a ne všichni úředníci s nimi umějí dokonale zacházet. Kromě toho dochází k velké fluktuaci úředníků, buď pro špatné poměry na pracovišti, nebo pro nízké platy. Někdy vedoucí činitelé institucí ani nemají zájem na stabilizaci podřízených, protože zasvěcený úředník vidí vedení do karet, a to může být nežádoucí.
Za takových okolností je kontrola dost obtížná, evidence se dá obejít či ošidit falešným záznamem a na složitější dotazy lze vůbec neodpovídat, zejména, když referent neví jak, a bojí se to přiznat, aby neztratil práci. Tak to alespoň vidím já.
